Qui és un subsecretari i què fa?

El càrrec de secretària ha estat durant molt de temps el més cobejat per moltes dones. Abans, per regla general, pràcticament no es requeria res d'aquest empleat, tret d'un aspecte atractiu. No obstant això, ara tot ha canviat, de vegades aquest empleat és una part important de l'equip i ha d'estar preparat per realitzar moltes funcions. Com a resultat, sovint està molt ocupat amb la feina. Llegiu quines són aquestes responsabilitats, quins requisits s'han de complir per rebre una oferta de feina, llegiu en aquest article.

La professió de secretari es remunta als temps de l'antiga Roma. Els "secretaris" eren els confidents dels emperadors, homes amb gran influència política. Aquesta professió va rebre el seu nou inici durant la Primera Guerra Mundial, però ja suposava exercir tasques completament diferents. Fins ara, només s'han conservat ressons del significat original de "secretari" en forma de càrrecs com el de secretari general i el de secretari d'estat.

Actualment, la professió d'auxiliar de secretari requereix la realització de treballs relacionats amb la documentació, l'organització del treball d'oficina, la gestió d'equips d'oficina i altres funcions. Les habilitats de comunicació i l'atenció es consideren habilitats importants per a un secretari adjunt. El prefix "referent" significa que l'empleat es comunicarà amb el cap sobre diferents qüestions laborals. És evident que la competència entre els que volen ocupar aquest càrrec és alta, sobretot a les grans empreses o empreses. Les especificitats de les competències que ha de tenir un secretari poden dependre de vegades de l'àmbit d'activitat de l'empresa.En poques paraules, en una empresa de màrqueting tecnològic, el secretari haurà de conèixer les complexitats de les negociacions empresarials. Tanmateix, això no és gens necessari, per a cada empresa tot és individual.

Les grans empreses de contractació argumenten que aquest lloc, juntament amb el lloc de conductor i altres feines similars, implica una gran quantitat d'hores extraordinàries. Les persones en aquestes posicions es veuen obligades a ajustar-se a l'horari dels seus superiors i estar preparats per treballar gairebé les 24 hores del dia. En l'actualitat estan guanyant popularitat les “secretaries virtuals”, que fan la majoria de les tasques d'una secretària ordinària per a aquelles empreses que no tenen l'oportunitat de llogar una oficina o simplement no ho fan per estalvi de costos. A part, cal destacar la importància de la compareixença del secretari. El secretari ha de vestir amb un estil de negocis, evitar el maquillatge i els pentinats brillants, extravagants i inadequats.

Aquest document conté totes les responsabilitats relacionades amb les activitats de l'empleat. A més, la descripció del lloc de treball conté els drets de l'empleat i una descripció dels requisits per a ell. Aquest document conté informació sobre qui haurà de substituir el treballador durant la seva absència. També val la pena assenyalar que, si cal, la descripció del lloc de treball es pot revisar i modificar. Això pot passar en els casos següents.

• Modificació de les funcions del secretari auxiliar.
• L'aparició de canvis en la documentació de l'organització.
• L'aparició de canvis en l'estructura de l'organització.

A continuació es detallen les principals responsabilitats del secretari adjunt.

• Sovint, la persona que ocupa aquest lloc és responsable de proporcionar material d'oficina a l'oficina. També hauria de demanar queviures si cal. La responsabilitat directa de la secretaria és demanar un refrigerador d'aigua i controlar-ne la plenitud.
• El secretari-auxiliar ha d'atendre les trucades del gerent i fer-les "eliminar".
• També ha d'organitzar el procediment d'acollida de visitants.
• La persona que ocupa aquest càrrec depèn directament del director general de l'empresa. Així, la majoria de les tasques realitzades estaran relacionades amb les seves peticions i ordres.
• La relació de funcions també inclou la recepció i l'enviament de la correspondència rebuda i enviada, l'elaboració dels documents necessaris a petició del director general, el control dels documents que el director hagi de signar.
• El secretari també transfereix la informació necessària del director als empleats i viceversa, truca els empleats al director segons sigui necessari.
• Aquest empleat també interactua amb freqüència amb el departament d'administració. De vegades pot coordinar-se amb els empleats d'aquest departament en el subministrament de material i equip d'oficina. A diferència del primer punt descrit anteriorment, aquest punt no sempre s'especifica a les descripcions de llocs de treball del secretari adjunt.
• La secretaria ha de reservar bitllets d'avió i reservar habitacions d'hotel per si el director o altres empleats van de viatge de negocis.
• En algunes organitzacions, el secretari està obligat a notificar la direcció i/o altres empleats sobre les properes celebracions, aniversaris i vacances dels empleats. De vegades, això ho fa un especialista en RRHH.
• Cada dia, el secretari ha de preparar el despatx del director per a l'inici d'un nou dia: encendre la llum, equips d'oficina (impressora, ordinador, etc.), preparar els documents necessaris.

El secretari-assistent ha de ser responsable del flux de documents i no té dret a revelar informació confidencial. Aquest empleat és responsable de la seguretat dels documents i de la seva presentació oportuna a les autoritats. El secretari és responsable de l'incompliment de les funcions previstes a la descripció del lloc de treball, és a dir, de l'incompliment de les seves funcions de treball, incloses les infraccions com a retard. Un empleat pot tenir problemes si és negligent en treballar amb la documentació.

S'assumeix la responsabilitat de la divulgació d'informació confidencial que pertanyi a la categoria de "secrets comercials". Es prohibeix a un empleat danyar l'inventari, en particular, els mobles que li proporcionen o pertanyen a l'empresa. El secretari és responsable de tractar els empleats sense tacte o amb rudesa. Com que es comunica amb tots els altres empleats gairebé diàriament, el secretari hauria de ser diplomàtic i no conflictiu.

En primer lloc, el secretari-auxiliar té dret a sol·licitar a diversos empleats diversos documents que necessita per treballar. El secretari pot distribuir les trucades telefòniques rebudes en funció de la seva importància a la seva discreció. El mateix passa amb el procediment d'acollida de visitants a la recepció. També pot exigir explicacions als empleats si hi ha hagut una infracció disciplinària. El secretari-auxiliar també té accés a documents qualificats com a "confidencials".

Només el director general pot acomiadar o contractar aquest empleat, i no el cap d'un departament o departament, com en altres casos. El mateix passa amb la imposició d'amonestació. El secretari pot fer suggeriments per a la gestió per millorar la gestió documental o les pràctiques de gestió. També pot optimitzar alguns fluxos de treball. Com qualsevol altre empleat, té dret a exigir la creació de condicions de treball còmodes i fins i tot pot demanar explicacions verbals als empleats que violin la disciplina laboral.

Per regla general, la tasca del secretari s'avalua en funció de la seva diligència i eficàcia. Així, altres habilitats són secundàries. L'empleat ha de ser capaç de comunicar-se amb la gent, negociar, tenir un discurs ben pronunciat. Ha de ser capaç de resoldre diversos problemes organitzatius, utilitzar programes d'oficina de Microsoft: Excel, Power Point, Word i altres.

No hi ha requisits estrictes per a l'educació, així com per a l'especialitat rebuda. Tanmateix, hi ha d'haver educació, encara que sigui secundària especialitzada. Els graduats en dret són preferits pel fet que la major part del seu treball està relacionat amb el manteniment de registres. És desitjable experiència laboral d'almenys 1 any. Una alternativa a l'experiència laboral pot ser fer cursos de formació en secretaria.

A les empreses estrangeres, es pot exigir que un futur empleat conegui una llengua estrangera determinada. El secretari ha de ser capaç d'expressar correctament els seus pensaments, escriure i redactar documents sense errors gramaticals.

La demanda d'aquesta professió és gran. Com a regla general, aquestes activitats s'adapten més als joves professionals que s'han graduat recentment a les institucions educatives. Aquesta activitat és una gran oportunitat per conèixer l'estructura del treball de l'empresa. Es creu que en aquesta posició es poden adquirir bones habilitats d'un futur bon gerent. Com que el secretari-auxiliar realitza una àmplia gamma de tasques, és un empleat important i necessari fins i tot per a les empreses més petites.