Secretari de professió

A l'oficina de gairebé qualsevol empresa moderna, el secretari ocupa un lloc especial. Aquest és un especialista que ajuda a mantenir l'organització organitzada i en funcionament. De fet, és un intermediari entre el gerent, els empleats, els socis i els clients. Com a regla general, aconseguir aquesta posició no és difícil: no sempre es requereix una formació superior i una àmplia experiència laboral. I podeu construir una bona i interessant carrera en el futur si feu les vostres tasques de manera eficient i responsable.

La professió de secretari s'esmenta des dels temps de l'antiga Roma. Segons els historiadors, aquests treballadors eren contractats per patricis i ciutadans nobles o simplement rics del país. Com a secretaris es feien servir homes de les classes més baixes amb una bona educació. En aquell moment, els deures d'aquests treballadors incloïen el treball d'oficina, la correspondència i sovint les finances i fins i tot els secrets de l'empresari.

A Rússia, el càrrec de secretari va aparèixer el 1720 gràcies a Pere I. Es van imposar requisits estrictes a la professió: educació, bon coneixement de les lleis, comprensió de totes les subtileses i particularitats. La posició de secretari personal ha estat demandada des de 1840: molts directius de diverses empreses sovint necessiten un assistent personal.

La professió moderna de secretari és sovint una recepció i un treball organitzatiu a l'oficina, ajudant no només al gerent, sinó als companys i als visitants.Avui dia, el secretari es considera la cara de l'empresa i, per la seva aparença, els visitants jutgen la solidesa de tota l'empresa. Actualment, aquesta professió es considera predominantment femenina per les seves especificitats. Durant el desenvolupament de la professió s'han format diverses direccions del secretariat, en funció de l'especialització.

• Secretari d'oficina (director d'oficina). Les responsabilitats són la distribució de trucades telefòniques, reunir-se amb els convidats, complir les instruccions de la direcció i garantir el funcionament estable de l'oficina (comandes de papereria, aigua, etc.). Per obtenir una posició, un empleat no necessita una educació especial. A l'escala de la carrera, aquesta posició sovint és la posició inicial.

• Secretari-auxiliar. La posició és semblant a la d'un cap d'oficina, però més responsable i complexa. Aquí, les responsabilitats seran la preparació de solucions de disseny, l'edició de documents, la redacció de textos per als discursos del cap en diversos actes, així com el control parcial de la feina dels empleats de l'organització. L'obtenció d'aquest lloc requereix una educació especial (cursos, centre de formació).

• Assistent personal del gerent. Aquesta posició es considera honorable. Aquest assistent ha d'establir relacions amb la direcció i crear un ambient de confiança. Per realitzar tasques, necessitareu coneixements de les especificitats de la professió, els fonaments bàsics del treball d'oficina, la resistència a l'estrès i la confiança en un mateix. El treball normalment consisteix a resoldre problemes organitzatius i administratius.

A més d'aquestes professions, hi ha diverses especialitzacions amb una especificitat estreta.

• Empleat. Un empleat que organitza la documentació, redacta factures, registra la correspondència entrant i sortint, forma un arxiu.
• Secretari-traductor. A més de les responsabilitats bàsiques, es requerirà un alt nivell de coneixements d'idiomes estrangers. L'empleat participa en negociacions amb socis estrangers.
• Secretari judicial. L'empleat presta servei als jutjats, verifica l'assistència de persones a les reunions, aixeca acta de la vista, redacta actes judicials i executa diverses ordres del jutge.
• Secretari tècnic. Per realitzar tasques, cal conèixer el mètode d'escriptura "a cegues", atendre trucades telefòniques i poder treballar amb equips d'oficina.

Els trets característics addicionals de la professió moderna són:

• correspondència comercial;
• Mètode "cec" d'escriure d'alta velocitat: sense mirar el teclat i utilitzar els 10 dits;
• la capacitat d'utilitzar una varietat d'equips d'oficina;
• la capacitat d'organitzar la documentació (correspondència, arxiu).

Els avantatges de la professió inclouen els següents:

• no hi ha activitat física;
• hi ha l'oportunitat d'adquirir habilitats comunicatives importants i establir connexions útils;
• no cal tenir una especialitat per aconseguir feina;
• treballar en condicions còmodes;
• en alguns casos, podeu utilitzar equips d'oficina per a finalitats personals (copiadora, escaneig);
• de vegades és possible compaginar estudi i treball.

Com en qualsevol altra professió, el càrrec de secretari té els seus inconvenients:

• estar constantment a la vista de la direcció;
• aspecte diari impecable (especialment important a les grans empreses);
• tasques similars i treball rutinari (sovint típic de petites organitzacions);
• el treball sovint és estressant;
• compliment d'ordres personals de les autoritats no relacionades amb el treball;
• poques vegades hi ha una oportunitat d'autorealització;
• el mode de funcionament pot ser irregular.

La perspectiva de desenvolupament del secretari és sovint qüestionable. Alguns directius no tenen pressa per perdre un bon empleat i traslladar-lo a un altre lloc.Altres són comprensius i sovint promoguts a treballadors responsables, treballadors i professionals.

Un document que està dissenyat per regular els drets i obligacions d'un empleat és una descripció del lloc de treball, és igualment important per a la secretaria i per a la direcció. Conté els drets i obligacions d'ambdues parts del contracte de treball, fet que permet utilitzar-lo com a eina per a una coordinació efectiva dels processos productius.

No hi ha una forma única d'instrucció, de manera que podeu redactar-la utilitzant una plantilla ja feta o desenvolupar el vostre propi document. A l'hora d'elaborar el document, és important tenir en compte que a cada empresa els secretaris fan diferents funcions, malgrat la mateixa tasca bàsica.

La descripció del lloc de treball s'ha d'elaborar tenint en compte el nivell professional i inclou els següents apartats principals.

• Provisions generals.
• Funcions.
• Responsabilitats laborals.
• Drets.
• Una responsabilitat.

A més de les principals responsabilitats, es permet introduir funcions addicionals a la descripció del lloc de treball, tenint en compte l'especialització. Per tant, les instruccions d'un secretari, secretari tècnic, secretari militar o científic contindran funcions de secretaria bàsiques similars, però difereixen en funcions especialitzades que caldrà indicar en el document.

En el sentit clàssic, es poden atribuir a les principals funcions unificades del secretari les funcions següents:

• assegura les activitats administratives del cap;
• realitza correspondència comercial, incloses trucades i correus electrònics;
• accepta i redistribueix la correspondència, prepara i envia respostes a les cartes rebudes;
• recull i processa la informació necessària per al gerent, proporciona feina d'oficina;
• accepta documents dels empleats per a una posterior transferència a la direcció per signar-los i revisar-los;
• prepara reunions, reunions i conferències, conserva les seves actes;
• compra papereria i altres productes necessaris per garantir el bon funcionament de l'oficina;
• resol tasques organitzatives per a l'acollida d'empleats i visitants;
• realitza altres tasques relacionades amb el càrrec ocupat.

A més, els deures poden arribar a ser:

• control sobre l'execució d'ordres i ordres;
• escaneig i còpia de documentació;
• cancel·lació o ajornament de terminis;
• reserva d'entrades i habitacions d'hotel;
• elaboració d'informes de despeses de viatge;
• preparació de begudes i llaminadures per als hostes.

El secretari treballa sovint i molt ha de comunicar-se amb persones diferents, per la qual cosa un bon especialista ha de complir els requisits següents:

• pulcritud;
• precisió;
• benevolència;
• una cultura de la parla;
• sociabilitat;
• manca de mals hàbits.

Com que el secretari és la "cara" de l'empresa, l'aspecte agradable del treballador és un criteri essencial. És important assenyalar aquí que estem parlant d'un sentit de l'estil i la presència del gust, i no d'una aparença de model. Les dones sovint es converteixen en secretàries perquè es considera que són més flexibles, resistents a l'estrès i capaços de crear un ambient acollidor a l'oficina.

L'especificitat del treball de secretaria és ajudar regularment el gerent a fer negocis. Per aquest motiu, aquestes qualitats professionals són extremadament importants:

• una responsabilitat;
• puntualitat;
• atenció;
• diligència;
• capacitat d'aprenentatge;
• organització.

Per aconseguir una feina com a secretari, sovint no necessiteu estudis superiors; els cursos especialitzats completats són molt adequats. Els coneixements adquirits en l'àmbit de la psicologia, la lectura ràpida i l'estenografia seran útils. Els coneixements bàsics de la professió de secretari es poden obtenir en col·legis especialitzats. Aquesta formació està disponible per als graduats del 9è o 11è grau de l'escola, i tindrà una durada d'1 a 3 anys, depenent de l'educació secundària existent.

Si l'elecció va recaure en una empresa de bona reputació, llavors és important obtenir una educació especialitzada. Per exemple, sota el Ministeri d'Afers Exteriors de la Federació Russa hi ha un centre de formació que forma secretaris. El centre ensenya als estudiants l'alfabetització informàtica, els conceptes bàsics del treball d'oficina, l'ètica i l'etiqueta empresarial i l'anglès. Com que les universitats nacionals no ofereixen formació en tasques de secretaria, els candidats amb diplomatura en filologia, comunicació, psicologia i altres àrees similars tenen avantatge. Algunes empreses ofereixen formació per a candidats que estan disposats a contractar.

Podeu treballar com a secretari en una organització de bona reputació, en una petita empresa i en una agència governamental, per exemple, en una escola o universitat. Avui gairebé tots els líders necessiten secretaris o ajudants. El càrrec del secretari està embolicat en diversos mites: alguns parlen d'iniciar una carrera interessant en aquesta professió, mentre que d'altres argumenten que pràcticament no hi ha promoció.

De fet, l'evolució professional depèn en gran mesura de les qualitats personals. La iniciativa i el treball dur us ajudaran a passar a una posició més alta dins de l'empresa, per exemple, primer com a subdirector, i després convertir-vos en gerent. El desenvolupament posterior de l'empresa estarà en mans del propi especialista.

Al començament d'una carrera, és difícil comptar amb un sou alt. Els empresaris solen oferir als treballadors sense experiència un sou de 15.000 a 20.000 rubles. depenent de la regió de residència. A les grans ciutats, els salaris solen ser més alts. El salari mitjà d'un empleat amb experiència és de 30.000 a 45.000 rubles. per tota Rússia. Els especialistes de qualificacions superiors, per exemple, els assistents personals de directius i assistents, guanyen entre 60.000 i 80.000 rubles.