Matriu d'Eisenhower - Utilitzar el temps correctament

En la nostra època de ritme insòlit, sembla que el temps no només passa, sinó que vola a la velocitat d'un avió supersònic. En aquest cicle d'esdeveniments i dies, carregat d'una massa d'actes i plans, sovint no ens podem adonar ni de la meitat del que estava previst. I vull ser a temps per a tot. Com utilitzar el temps correctament, utilitzant la matriu d'Eisenhower, ho considerarem amb més detall.

El temps és tot el que tenim. Bé o dolent que vivim la nostra vida depèn directament de com i en què dediquem el temps que ens dediquem. I els que somien amb poder fer molt al seu camí, per regla general, aprenen a gestionar el seu temps de manera eficaç. La gestió del temps (gestió del temps) no és més que planificació. És el que ajuda a deixar de preocupar-se per l'amarga sensació que el temps és curt, que en falta molt i per això no hi ha temps per fer res.

Hi havia una vegada, el famós líder militar i polític nord-americà Dwight David Eisenhower, que també era el president dels Estats Units, es va dedicar seriosament a la recerca d'una solució al problema de la planificació efectiva. I va aconseguir trobar una solució a aquest problema, fins i tot va inventar la seva sistema de gestió del temps.

Va succeir que el cervell humà percep més fàcilment i millor la informació estructurada, és a dir, introduïda en un sistema determinat, desglossada en prestatgeries. Al mateix temps, estaria bé visualitzar aquests prestatges, fer-los visuals, per exemple, amb l'ajuda d'algun tipus de diagrames o diagrames.Aquest principi de distribució de casos és el que subjau a la matriu d'Eisenhower, que és un dels mètodes capdavanters de la teoria de la gestió eficaç del temps.

La visualització del pla d'assumptes i accions mitjançant la matriu és molt senzilla. Dibuixa un quadrat al paper, divideix-lo amb dues línies perpendiculars en quatre marges iguals. Hauríeu d'aconseguir una finestra amb una gelosia en forma de creu. Aquests camps dividiran els vostres assumptes en 4 grups, cadascun dels quals dependrà dels signes d'importància/no importància i d'urgència/no-urgència. Els camps formats a partir de la intersecció de rectes s'anomenen quadrants (un concepte matemàtic) i es denoten de la següent manera:

• Quadrant A (tasques importants i urgents);
• quadrant B (tasques importants però no urgents);
• quadrant S (tasques no importants però urgents);
• Quadrant D (tasques poc importants i no urgents).

La matriu d'Eisenhower té avantatges i desavantatges. Descrivim tots dos i comencem pels beneficis.

• Malgrat el seu nom "matriu", que implica alguna cosa complexa, el sistema és realment molt fàcil d'entendre i aplicar sense cap dificultat.
• Els casos, metes i objectius es divideixen només en 4 categories, això ajuda a navegar-hi millor.
• La distribució de les tasques segons criteris d'urgència i importància permet posar en segon pla els assumptes no urgents i sense importància, posant així en primer pla els importants i urgents. Així es produeix l'anàlisi i el filtratge de casos. Els que no necessiten dedicar-hi gens de temps s'eliminen.
• El principal avantatge és que la matriu permet fer les despeses de temps el més eficients possible, cosa que, al seu torn, permet completar-ho tot a temps.

Aquest sistema també té inconvenients.

• La matriu és ineficaç en la planificació a llarg termini. És adequat per fer temes d'actualitat o els calculats per a un futur proper.
• Quan no hi ha objectius diaris, no cal aplicar aquest sistema.
• Per utilitzar la matriu de manera eficaç, cal distribuir els objectius de manera ràpida i precisa en grups. Per fer-ho, cal entendre a quins d'ells se li pot assignar la titulació “important”, quins objectius són poc importants, quins s'han de completar amb urgència i quins són opcionals. Aquest entrenament requereix temps, és a dir, la matriu no comença a "funcionar" immediatament, però això és un inconvenient.
• I, com a conseqüència del paràgraf anterior, pot haver-hi errors amb la precisió d'assignar casos a un determinat estat.

Considerem cada quadrant de la matriu amb més detall.

Si sou un mestre de planificació, el quadrant A estarà buit. Si hi ha casos, això indica la vostra mala organització. Admets l'educació en els assumptes dels treballs urgents i els bloquejos. El motiu d'aquesta imatge és, per regla general, la mandra.

O potser estàs donant malament les prioritats. Per descomptat, de vegades aquestes situacions són permeses, però quan això s'observa sistemàticament, només cal treballar l'autodisciplina personal. Per evitar l'"assentament" de la moda al quadrant A, cal fer front a temps amb les tasques introduïdes en els camps restants.

Però encara es pot fer una petita llista de tasques pendents al quadrant A. Pot ser:

• problemes de salut;
• fets, el fracàs dels quals pot provocar l'aparició de problemes, empitjorar la qualitat de vida, amenaçar el benestar de la família i el treball;
• casos, el fracàs dels quals complicarà significativament el camí per assolir els objectius principals o portarà al seu fracàs;
• sortida de diferents situacions d'emergència i crisi.

Si, tanmateix, teniu molts punts en aquest quadrant, feu tots els vostres esforços per eliminar-los. I no oblideu que el compliment d'alguns elements de la llista d'importants i urgents es pot redirigir, delegar en una de les persones de confiança, no cal que assumeixis tota la càrrega de tots els assumptes només per tu mateix.Aquest enfocament us ajudarà a fer front a la plenitud del quadrant A més ràpidament.

Les observacions mostren que les persones que donen preferència a resoldre problemes des del quadrant B es converteixen en les més reeixides, pugen més ràpidament en l'escala professional, són les més pròsperes econòmicament, no els falta temps i viuen una vida harmònica i plena. Les tasques no urgents pertanyen a la categoria de les més prometedores i prioritàries, i si una persona hi presta la seva atenció principal, aleshores tot li va bé.

Cal tenir en compte que la manca d'urgència del grup B comporta de vegades un retard en la implementació dels punts esbossats, i migren al grup A, on ja requeriran una resposta ràpida. Si resol tasques importants, però no molt urgents de manera gradual i regular, aquest procés serà tranquil i eficient. Cal abordar aquest tipus de negocis de manera responsable, i la falta d'urgència permet controlar totalment el progrés del cas, portar tots els detalls a l'ideal, pensar clarament tots els passos i, finalment, obtenir un resultat productiu.

La matriu d'Eisenhower ens ensenya principalment a prioritzar correctament. Això vol dir que el més important en la planificació és la capacitat de distingir les coses importants que et porten a grans objectius dels secundaris. Les tasques que cal incloure al grup C no són importants, en el fons, distreuen dels objectius principals del cas, no contribueixen al progrés, sinó que, al contrari, només frenen el procés de desenvolupament. Sovint interfereixen amb la concentració en l'assoliment d'objectius importants i, per tant, redueixen l'efectivitat del temps passat.

No confongueu els assumptes urgents del camp C, que no tenen importància, amb els assumptes urgents del camp A, que són extremadament importants. Això, per regla general, porta al fet que allò realment important roman en un segon pla. Un exemple viu d'aquesta situació poden ser les reunions imposades per algú de fora, que no us són necessàries, o converses llargues buides, anar a festes i celebracions, invitacions a les quals provenen de persones que no us interessen, algunes tasques domèstiques, avaria d'electrodomèstics i similars. Sí, això s'ha de fer amb urgència, però la solució d'aquestes tasques no és una necessitat vital, i el seu fracàs no comporta problemes.

Les classes d'aquest grup no donen res, al contrari, poden fer mal. S'ha d'intentar ajornar-los per més tard, i és millor ignorar-los del tot. Però cal conèixer l'enemic de vista; definitivament hauríeu de fer una llista d'aquestes "plagues" al camp D, perquè aquestes són les mateixes activitats que "mengen" el nostre temps. Són aquests casos els que són tan temptadors i atractius per a moltes persones per la seva senzillesa i prometen donar relaxació i plaer, passar temps en dolça felicitat.

Aquestes característiques d'aquests "casos" creen una gran temptació d'abordar-los en primer lloc, i que, com diuen, el món sencer esperarà. Pot ser extremadament difícil sortir del remolí d'aquests pseudocasos, ja que realment arrosseguen una persona. Però els intents de destruir l'hàbit de participar-hi no es poden abandonar.

Aquestes activitats inclouen:

• converses sobre no res, converses buides i sense sentit (tant per telèfon com en persona);
• el mateix que les converses del paràgraf anterior, correspondència en missatgeria instantània, xarxes socials, tot tipus de xats;
• veure pel·lícules, sèries, programes de televisió que no porten una càrrega semàntica, distreint-se de problemes i assumptes greus que provoquen diverses emocions negatives;
• ordinador i altres jocs (no educatius).

El descans per al cos i l'ànima és, sens dubte, necessari, però hi ha moltes altres maneres útils d'exercir-lo:

• lectura de literatura de qualitat;
• visites a exposicions, teatres i museus;
• jocs que desenvolupen la intel·ligència;
• classes a la piscina, gimnàs, sortides a pistes de patinatge, sortides fora de la ciutat a la natura, viatges, etc.

Si no podeu eradicar completament les activitats nocives del grup D de la vostra vida, haureu d'intentar, com a mínim, retardar-les, prestar-hi atenció només quan s'hagin completat les coses dels grups A i B. Però intenteu reduir la quantitat de temps. gastat en activitats "buides" tant com sigui possible...

Hi ha una alta probabilitat d'atribuir el cas a un grup inadequat. Aquest és el principal problema a l'hora de construir la jerarquia de les nostres prioritats. Perquè sigui més fàcil fer-hi front, heu d'aprendre a respondre dues preguntes amb dues paraules: "sí" o "no". Per exemple: "Completar aquest cas m'ajudarà a acostar-me al meu objectiu principal?" La resposta "sí" vol dir la importància del cas, la resposta "no" significa poca importància.

"Si no soluciono aquest problema ara, perdrà la seva rellevància demà?" La resposta "sí" significa la urgència de l'assumpte, la resposta "no" no és la urgència. Havent determinat la categoria per a cada lliçó d'aquesta manera, primer de tot fes coses del grup A, i després del grup B.

El millor moment per crear una matriu és començar un nou dia. Penseu bé en quines tasques teniu per davant en un futur proper i anoteu-les en forma de llista regular. A continuació, prova cadascuna utilitzant les preguntes anteriors i col·loca-les als quadres segons les respostes. No oblideu esmentar les coses més petites i insignificants que només ens fan perdre el temps.

El nombre total de tasques el determineu vosaltres mateixos. Després d'haver dividit els casos en categories adequades, podeu escriure en un quadern o crear a l'organitzador del telèfon una llista còmoda habitual en ordre descendent d'urgència i importància, de manera que els primers de la llista siguin casos del grup A, segon de B, tercer. de C, i de D no cal que ho anoteu gens. Recordeu que les tasques dels grups A i C s'han de delegar en familiars, amics, companys o subordinats. Però el grup B: aquestes són les coses que és important fer pel vostre compte.

Qualsevol que ho necessiti pot utilitzar la matriu d'Eisenhower. És bo perquè serà igualment útil per a tothom, independentment de l'edat i la condició social: els caps d'organitzacions i empreses, i els treballadors i empleats corrents, i les mestresses de casa, i els estudiants i els nens que estudien a les escoles.

Vegem un exemple de com podrien ser els registres diaris d'Eisenhower.

Un grup d'assumptes urgents i importants:

• conduir el cotxe a l'estació de servei per a reparacions, ja que el necessito per treballar;
• presentar un informe trimestral;
• tractar el problema amb una targeta bancària.

Un grup d'assumptes no urgents, però importants:

• desenvolupar un nou tema i esbossar les direccions principals del nou projecte;
• deixar de fumar;
• apren anglès;
• comprar una subscripció al gimnàs.

Un grup d'assumptes urgents, però no importants:

• anar a l'aniversari de San Sanych des del departament jurídic;
• felicitar a tothom a les xarxes socials el primer dia de primavera.

Un grup de casos no urgents i sense importància:

• netejar l'armari;
• desmuntar les coses a l'entresòl;
• veure la sèrie;
• jugar amb el lloro.

La matriu Eisenhower es pot comparar amb un sistema de purificació, un filtre que permet desfer-se de coses innecessàries. Al principi, potser haureu de redactar-lo diàriament, però amb l'acumulació d'experiència, començareu a sentir a nivell d'intuïció quin negoci pertany a quina categoria. I tan bon punt es domine aquest sistema de gestió del temps i aprengui a utilitzar-lo de manera eficaç, així com a distribuir correctament els casos en quadrants, immediatament sentireu un augment de llibertat.Començaràs a tenir temps per fer-ho tot a temps i alhora sense pressa, la teva vida tornarà a la normalitat, de sobte es començaran a assolir objectius que semblen inabastables. I se us garantirà la presència d'un estat excel·lent i un gran ànim, energia i vivacitat.

La disciplina és la base de l'èxit. Segur que vas parar atenció a aquestes persones que no tenen aquestes qualitats, estan en un remolí interminable d'interminables "afers", tot el temps fent alguna cosa buida, sense sentit, però, segons les seves declaracions, és d'una importància impossible. I la vista d'aquesta gent està constantment cansada, desgastada, perduda, infeliç. Sempre estan molestos, inquiets i inquiets.

Si no vols ser així i no vols evocar només simpatia i pietat a les persones, has d'actuar segons el principi del contrari. Si tot els passa i voleu resultats oposats, heu d'actuar de maneres oposades. És a dir: posar ordre a la disciplina, dominar les tècniques d'autoorganització, adherir-se a plans, horaris i règims clars, entendre clarament quan i què fer, i el més important, per a què serveix tot això, quin és l'objectiu. I la matriu d'Eisenhower serà un excel·lent assistent per a vostè en aquests assumptes.

Al cap i a la fi, no és en va que la seva fundadora, el nom de la qual porta, va poder construir una carrera tan vertiginosa i esdevenir un dels presidents més famosos i estimats del poble nord-americà, així com un líder militar de gran èxit. I tot això malgrat que aquest gran home va néixer en una família pobra. Podeu prendre un exemple d'aquestes persones amb seguretat i utilitzar les eines que han inventat.