Gestió del temps: definició, tècniques i aprenentatge

No és gens necessari tenir una màquina del temps per gestionar correctament el teu temps, però val la pena conèixer les regles de distribució de les forces per segons. Sobretot per a aquells per als quals les paraules "el temps és diners" no són una frase buida, sinó un lema de vida. Si sou un d'ells, és vital que dominis almenys les habilitats bàsiques de gestió del temps.

Gestió del temps traduït literalment de l'anglès és "gestió del temps". Això no vol dir que, havent dominat aquest art, podràs moure't al passat o al futur. La funció principal de la gestió del temps és fer efectiu cada minut de la teva vida. I no només es tracta de feina, és tot un sistema que suma els molts elements de la nostra vida. En termes senzills, la gestió del temps determina el nostre horari per al dia, la setmana, el mes o fins i tot l'any.

No us penseu que aquesta definició i concepte només s'utilitzen en els negocis. Les mestresses de casa també sovint no tenen prou temps per completar totes les tasques domèstiques. I sovint això no passa en absolut perquè no tenen prou força, simplement no destinen correctament el temps i l'esforç.

En primer lloc, la gestió del temps s'utilitza per augmentar l'eficiència personal de cada empleat individual al seu lloc de treball i, com a resultat, per augmentar la productivitat de tota l'organització, ja sigui una planta de màquina-eina d'alta tecnologia o un saló de bellesa. Per triar el tipus adequat de gestió del temps que utilitzarà aquest o aquell individu, primer cal estudiar no només els seus objectius i objectius personals, sinó també les qualitats personals, el quadrat dels objectius i fins i tot els bioritmes.

Si calculeu correctament tots els recursos humans, qualsevol, fins i tot l'especialista més ocupat i demandat, sempre tindrà temps suficient tant per treballar com per descansar.

Els principis bàsics del treball de gestió del temps són distribuir correctament la càrrega sobre un mateix i el temps. Cal destacar les principals tasques i desfer-se dels "devoradors de temps". Entre els seus absorbents hi ha la comunicació a Internet o a l'oficina que no significa res per a tu, veure notícies o missatges publicitaris innecessaris que arriben al teu correu o en forma d'SMS, nombroses pauses per fumar o pausa per al te, etc.

Abans d'encertar el vostre horari, heu de prioritzar. L'autor d'un dels mètodes més famosos i eficaços per a això és el 34è president dels Estats Units d'Amèrica, Dwight D. Eisenhower. La línia de fons és la següent. Dividiu totes les activitats planificades en 4 parts:

• urgent i important;
• urgent però no important;
• important però no urgent;
• no urgent i sense importància.

Primer, separem el blat de la palla i seleccionem el que realment necessitem. Realment necessites anar a la botiga demà amb una amiga per ajudar-la a triar un regal d'aniversari per a la seva mare? Potser ella sola pot afrontar aquesta missió amb calma? Passaràs aquest temps en alguna cosa que realment val la pena els teus esforços. A Recordeu quantes hores vau dedicar-vos a converses sense sentit amb el mateix amic al telèfon i ara imagineu-vos quant podríeu haver fet durant aquest temps.

Quantes hores al dia passes mirant fotos de persones que coneixes a les xarxes socials? Però aquest no és només el vostre temps preciós, sinó també emocions que es poden utilitzar de manera molt més eficaç. El mateix s'aplica a "seure" jugant a jocs de solitari i altres entreteniments "emocionants".

És impossible copsar la immensitat i per no deprimir-se pel fet que sempre no estàs fent res, no apugis el llistó inicialment. Incloeu al pla exactament tant com sigui realista d'implementar i deixeu sempre una mica de temps reservat, per tal que davant d'obstacles inesperats o problemes urgents, tingui temps per fer front a tots dos.

Abans d'embarcar-vos en una tasca concreta, decidiu l'objectiu que esteu perseguint. Per què necessiteu netejar l'escriptori per cinquena vegada en una setmana? Ets partidari de la neteja perfecta? És cert o només vols distreure't dels negocis amb un drap humit? Per què vas anar a abocar te per desena vegada en un dia, realment volies beure-lo o t'has distret de les teves tasques principals?

Un altre matís que cal tenir en compte per assolir l'objectiu a temps és no sobrevalorar-lo. Comprèn per què estàs assumint un gran projecte. Què vols aconseguir: diners, fama, honor dels companys o promoció. Només entenent quin és el veritable objectiu, pots motivar-te completament i ocupar-te amb la feina sense que et distreguin coses alienes.

Utilitza cada victòria com a combustible per al teu viatge posterior. Doneu-vos "qualificacions" o pengeu "medalles". Si vau tancar un projecte a temps o ho vau fer abans d'hora, no us assumiu el següent de seguida, gaudiu del moment "final", recordeu aquests sentiments i només aleshores seguiu endavant. Recorda premiar-te per la feina ben feta.

No us agafeu a tot. No tens deu mans, i només tens un cap. Abordant diverses coses alhora, corres el risc de no completar-ne cap, almenys no podràs fer-ho qualitativament. És com aprendre un poema i resoldre un problema de física alhora. Això, veus, no és realista. A la feina passa el mateix.

I aquí a la llar, per estalviar temps i esforç, es poden combinar algunes coses. Al cap i a la fi, mentre les patates bullen o els ous per a amanida es refreden, és molt possible netejar la pols de l'ampit de la finestra o aspirar el terra a la cuina, per exemple.

No deixis que el teu negoci segueixi el seu curs. Fes un pla de treball diari. Idealment, això s'ha de fer la nit anterior. A l'hora de programar l'endemà, no oblideu que en qualsevol moment es pot produir una situació de força major. Haureu de portar la vostra mare a l'hospital o recollir el vostre fill abans de l'escola. Doneu-vos sempre temps per a aquestes "contingències". Si no el necessiteu per a aquestes necessitats, invertiu-lo en activitats addicionals.

Un altre punt important. Assegureu-vos de prendre una estona per descansar. Els descansos són essencials. Les pauses per fer exercicis fàcils, la pausa per dinar i fins i tot una trucada al nen també s'han d'incloure a la vostra agenda.

A més, cal compondre-la, tenint en compte els seus propis bioritmes... Si ets una persona matinal, posa les tasques més difícils al principi del dia i deixa la segona meitat per a activitats que requereixin el menor esforç físic, mental i moral. Si sou un "mussol" i el vostre cap comença a funcionar només més a prop de l'hora de dinar, al matí feu les tasques més senzilles, preneu decisions importants quan el vostre cos estigui ple d'energia vital.

La paraula "inversió" sovint significa inversions financeres. Invertiràs en alguna cosa que mai et generarà ingressos? Ningú donarà un ruble a la planta, que va ser destruïda ahir, perquè es tracta d'una inversió morta. Amb el temps passa igual. Deixeu de posar-lo on vola com una pipa. Una altra tertúlia amb un tema intrigant ha començat a la televisió, apagueu la pantalla urgentment. Pregunteu-vos per què necessiteu aquesta informació? Només? Aleshores, per què perdre el vostre temps preciós en això?

Una amiga va trucar i va tornar a parlar del seu marit idiota? Acaba la conversa ràpidament i aconsella al teu amic que es posi en contacte amb un psicòleg o que es registri en un lloc de cites.

Si seguiu totes les regles anteriors i encara no teniu prou temps, proveu una de les tècniques que han estat desenvolupades en diversos moments tant per especialistes en gestió del temps com per persones "atzars". Un dels mètodes més estesos arreu del món és la tècnica del "Tomàquet". Va ser inventat per un estudiant italià normal que mai va tenir temps de preparar-se per als exàmens.

Un dia va decidir prendre el control de si mateix i del seu temps. Per fer-ho, vaig utilitzar l'eina de cuina més comuna: un temporitzador en forma de tomàquet (d'aquí el nom d'una tecnologia senzilla). Va posar en marxa el cronòmetre durant 25 minuts i durant aquest temps només es va dedicar als seus estudis. Imagineu la seva sorpresa, perquè literalment de seguida va tenir prou temps per preparar-se. Intenta fer el mateix.

Inicieu un temporitzador (despertador) per a un temps específic, durant el qual només realitzeu una tasca específica. Ni una trucada telefònica, ni la notificació d'una nova carta per correu electrònic, ni res més t'han de distreure d'aquesta tasca. Molt aviat sentiràs que estàs avançant cap al teu objectiu molt més ràpid que abans.

Sentir-se com un formatger utilitzant un altre mètode popular de gestió del temps anomenat Swiss Cheese. S'utilitza en el cas que no puguin començar a implementar un gran projecte de cap manera. En aquest cas, es proposa presentar aquest mateix projecte en forma de formatge quadrat i començar a fer-ne un de suís amb molts forats grans. Cada forat és una tasca específica que s'ha de completar per obtenir el resultat final.

Si no saps de quin extrem començar, prova el primer "forat" que es trobi a l'atzar. Feu el mínim esforç i aleshores tot anirà com un rellotge. L'única condició és que no abandonis el que vas començar. Deixeu que el que es va fer sembli una part molt petita del que es va concebre, però aneu a qualsevol etapa, només havent determinat amb precisió que ho fareu "d'una vegada". En cas contrari, en lloc de molts forats al formatge, obtindreu un gran forat, semblant a un abisme, en el qual cauran tant el temps com l'energia.

Seguiu estrictament la regla del termini. El terme ens va arribar d'Amèrica. Traduït literalment, significa "línia morta". Es creu que inicialment aquest era el nom de la línia a la presó, creuament per la qual el presoner era assassinat immediatament. En llocs no tan llunyans, aquests mètodes no s'han utilitzat durant molt de temps, però en l'entorn empresarial s'ha estès molt. En el món modern, una data límit és una línia en l'espai temporal que no es pot traspassar de cap manera.

Aquesta tecnologia és especialment popular entre els que treballen a distància. No hi ha ningú per "encaixar-los", així que cal que us establiu un marc. També s'utilitza sovint per a persones amb professions creatives: periodistes o creadors de publicitat. Tanmateix, el termini també té una etapa intermèdia: la línia vermella (traduïda com a "línia vermella"). Aquest és el període en què cal lliurar el treball dur: el temps restant és necessari per corregir errors, revisions i esmenes que el client pugui fer.

De vegades no ens podem dedicar a la tasca només perquè ens sembla aclaparador, com un elefant. Per facilitar-vos-ho, divideix el volum gran en trossos petits. Comença petit.

Per exemple, cal fer una neteja general d'una casa de camp o reformar-la. Tots dos sonen amenaçadors. I si divideixes el procés en petits passos? Fes una taula on la reparació serà a la part superior (neteja general), i després els subelements: finestres, portes, terres, mobles, etc. D'acord, d'aquesta manera la feina ja no sembla massa difícil. Per tant, no feu un elefant amb una mosca.

Mètode diví "Kairos". Els antics grecs consideraven que Kairos era el déu d'un moment feliç. Els experts en l'àmbit de la gestió del temps han decidit que una persona moderna està de camí amb ell. L'essència del mètode es redueix a no perdre un temps a part en allò que es pot combinar amb altres coses. Per exemple, has de comprar un regal per a la teva mare el 8 de març. Decidiu on voleu fer-ho i comproveu si teniu altres negocis en aquesta zona de la ciutat aviat.

És possible que pugueu combinar 3 o 4 objectius alhora en un sol lloc (aneu al banc per reposar el vostre compte, comprar una novetat, etc.). El mateix passa amb les reunions d'empresa. Abans d'anar a negociacions, formula totes les preguntes i suggeriments que has acumulat per a l'interlocutor. És possible que una trucada telefònica o una reunió a l'hora de dinar sigui suficient per resoldre'ls. I no us oblideu de veure si teniu altres coses a fer on aneu.

Podeu provar tots els consells que hem donat en aquest article, però primer s'han de seguir els exercicis més senzills. Per exemple, feu que sigui una regla no reorganitzar l'alarma un cop soni. En 5 o fins i tot 10 minuts no podràs dormir, però és possible que arribis tard a la feina, després del qual experimentaràs una manca de temps durant tot el dia i difícilment ho podràs fer tot.

En general, no hi ha secrets especials sobre com estalviar temps. Aquí només hi ha algunes recomanacions més.

• Utilitzeu les habilitats dels vostres companys o familiars. Comparteix el teu treball amb ells: delega l'autoritat. Sens dubte, l'investigador júnior estarà encantat d'ajudar-vos i el marit (fill, filla) s'encarregarà de les tasques bàsiques de la llar, com ara treure les escombraries o comprar pa.
• Si decidiu fer de la gestió del temps un estil de vida, és millor formar-se en un seminari especial o convidar un especialista en aquest camp a l'empresa per optimitzar el flux de treball.

Com a avantatge per llegir aquest article, aquí teniu un altre truc de vida per a vosaltres. Com a mínim un cop al mes, i preferiblement setmanalment, organitza't un "dia net", que hauràs de passar sense telèfon, comunicació per correu electrònic o missatgeria instantània. Es tracta d'una gesta laboral amb pauses breus per a un descans, durant el qual has de "netejar" tots els casos, si de sobte no tens temps suficient per a alguna cosa en una setmana (mes).